organizzatore di eventi dilettante le faremo sapere

Organizzatore di eventi dilettante. Ovvero, dottor Frankenstein 2.0

Essere un organizzatore di eventi è un’attività complessa, impegnativa e stressante… difficile essere pronti ad assumersi questa responsabilità. Eppure è una competenza molto apprezzata. Alla fine è una sfida contro se stessi: arriveremo al traguardo somigliando più al dottor Frankestein o alla sua creatura?

L’articolo di Roberta Levet

“Ma tu lo sai come si organizza un evento?”
Sorriso sbarazzino, sguardo arrogante e un veloce “Certo” quasi urlato nel tentativo di mantenere la poker face e non far capire al mio interlocutore che stavo trattenendo il fiato nel vano tentativo di controllare la scarica di adrenalina del momento.

Ero da poco uscita dall’Università quando mi ritrovai a lavorare in un’agenzia di organizzazione eventi e pubblicità.
Dopo la solita gavetta da “rispondi al telefono/porta i caffè/fai fotocopie”, un freddo mattino d’autunno uno dei responsabili dell’agenzia si avvicinò a me con passo deciso ed io, che ero già pronta a memorizzare l’elenco di caffè da ordinare al bar di fronte, rimasi quantomeno sorpresa nel notare che voleva effettivamente parlare di lavoro.
Lui. Con me.
Il capo supremo che parla con l’ultima arrivata.
Oggi sorrido al pensiero di quanto fossi impacciata e intimorita dall’autorità all’epoca, ma ricordo vividamente la sensazione che provai in quell’istante.
“Qui si inizia a giocare con i grandi” pensai tra me e me.

Che emozione!

Che esaltazione. Che paura. Diventavo anche io una collega: organizzatore di eventi.

“L’evento si terrà in primavera, non abbiamo ancora una data esatta, ma nella nostra to do list la priorità è la location. La prossima settimana faremo una call con il responsabile visual per costruire la giusta experience…”

Al terzo inglesismo mi ero già persa.
Sentivo i grilli nella testa come se fossi sdraiata in un campo di montagna un mattino d’estate.

Feci un lungo respiro, contai fino a 10 (o forse era 100) ed iniziai a riflettere su tutto quello che gli eventi organizzati nel periodo universitario mi avevano insegnato.

To do list…

Tutto parte del focus dell’evento: qual è il nostro scopo? Qual è il punto cardine dell’evento? La location o la data, sono questi i due punti iniziali: se abbiamo una location dobbiamo capire il periodo migliore, se abbiamo una data o una stagione dobbiamo trovare la location più adatta. Da qui poi a cascata: numero di invitati, guest star, catering, sicurezza, permessi, hostess, receptionist, attrezzatura audio, video..burocrazia e ancora burocrazia. Il tutto stando nel budget. Facile, no?

No, non è stato facile.
Mi ha svuotata.
Di ogni energia, di ogni forza.
Non sono mai stata così esausta e su di giri allo stesso tempo.

Avevamo la data, ma ci mancava la location. Ci vollero solo 14730 riunioni per trovare il locale giusto per ospitare l’evento, un gioco da ragazzi.
Come per i permessi che arrivarono puntualmente tutti in ritardo, come per gli ospiti che cambiarono idea sui loro interventi una trentina di volte o come due hostess che ci diedero buca una settimana prima dell’evento. Facile come andare in bicicletta, senza manubrio, su una pista da sci. Ecco cosa vuol dire essere un organizzatore di eventi, anche quando di esperienza ne hai da vendere.

Il fatidico giorno

La mattina dell’evento il mio aspetto non era dei migliori: pallida, stanca, incapace di formulare frasi con più di tre parole e con le capacità di deambulazione di una 90enne con problemi all’anca.
Ma ero lì.
Viva.
Pronta.

“Tutto bene Roberta?”
La voce del mio collega era così calma che prima di ragionare sul significato della domanda mi ritrovai a chiedermi come facesse ad avere un tale tono, sembrava così rilassato, com’era possibile?

“Ho completato la trasformazione, ora sembro davvero il mostro di Frankestein” risposi di getto, senza preoccuparmi del suo sguardo perplesso.
Probabilmente si aspettava un “Sì, tutto bene grazie” di cortesia.
No, non avevo le forze per rispettare le regole base delle conversazioni di circostanza. “Con il tempo passa, vero?!” chiesi con un tono che risultò più supplichevole di quanto volessi.

“Cosa? La stanchezza? Lo stress? O l’istinto omicida verso il resto del mondo?” ribatté divertito il mio collega.
“Tutto” risposi con un filo di voce.
“No, non passa. Essere un organizzatore di eventi è stressante. Non puoi controllare tutto e tutti. Devi saper gestire le crisi, gli imprevisti le tempistiche, gli errori… i tuoi e quelli degli altri”

Si-può-fare!

“E come fai a sembrare così tranquillo? Perchè tu non hai l’aspetto da Frankestein come me?”
“Perchè io lo so, so che alla fine, non importa quante emergenze tu debba fronteggiare e quante variabili ti possa ritrovare a gestire, noi non siamo mostri, noi siamo gli scienziati che si lanciano nell’impresa folle. Ognuno di noi porta il suo genio qui e lavorando insieme creiamo qualcosa che prima non esisteva, diamo vita a qualcosa di nuovo. Non importa quanto sia faticoso, Roberta, ricorda la cosa più importante di tutte: Si-può-fare”.

Roberta Levet

Laureata in Psicologia che colleziona manie e passioni. Insopportabilmente ottimista, costantemente ironica e incredibilmente romantica.
Adoro il sushi, i bouquet di fiori e gli avverbi. Un giorno mi hanno detto di trasformare ciò che amavo nel mio lavoro e così ho iniziato ad occuparmi di comunicazione digitale, siti web e social-media-cose (qui per approfondire). Ad oggi non sono ancora riuscita a spiegare a mia nonna che lavoro faccio, ma continuo ad essere irrimediabilmente innamorata di tutti i progetti in cui mi butto a capofitto.

Credits foto di copertina: people vector created by freepik – www.freepik.com

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I Laureati
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